Na koniec 2021 roku na firmy czeka kolejny rekordowy sezon. Szczęście jednak będzie sprzyjać tylko odpowiednio przygotowanym, którzy mają towar dostępny na magazynie, szybką ekspedycję i niezawodny transport. Sprawdź naszych 11 rad, jak przygotować logistykę, aby była skuteczna i dobra.

Typowi sprzedawcy zwiększają ilość zasobów na magazynie trzy- lub aż czterokrotnie. Więcej towaru oznacza teoretycznie większą sprzedaż, ale również większą presję na sprawnie działającą logistykę.

Żeby dać radę naporu zamówień zacznij przygotowania już teraz. Oto 11 kroków, które należy podjąć na magazynie: 

• Zwiększ ilość pracowników i ilość ludzi na zmianie w godzinach szczytu
• Zapewnij większą ilość firm kurierskich
• Zamów większą liczbę odbiorów towaru przez kurierów w ciągu jednego dnia
• Zaktualizuj layout magazynu
• Pozbądź się towaru leżącego za długo na magazynie 
• Zrób dodatkowe zapasy 
• Popraw swój cashflow, albo skąd na to wszystko wziąć pieniądze?
• Przeprowadź konserwację techniki i kup dodatkowy sprzęt na zaś
• Kup urządzenie MAMA i zapewnij sobie w ten sposób dostateczną ilość wypełniacza 
• Opakowania z nadrukiem przygotuj odpowiednio wcześniej
• W trakcie sezonu: komunikuj z całą firmą 

Zwiększ ilość pracowników i ilość ludzi na zmianie w godzinach szczytu

Dostateczna ilość pracowników również w tym roku będzie mieć kolosalne znaczenie – nie tylko z powodu większej ilości zamówień, ale również z powodu pandemii koronawirusa, ponieważ może się stać, że część pracowników będzie musiała zostać w domu na kwarantannie.

Rozszerz swoją drużynę co najwcześniej, aby nowi pracownicy mieli dość czasu aby nauczyć się nowej pracy. Nawet za cenę tego, że nie wszyscy pracownicy będą mieli pełne ręce roboty. A naprawdę warto, bo w trakcie sezonu pracownik, który nie ma praktyki w Twoim magazynie, będzie hamował pracę na całej ekspedycji.

Ilu nowych pracowników zatrudnić?

Policz o ile więcej zamówień się spodziewasz w tym roku versus ile średnio zamówień jest w stanie zapakować magazynier w ciągu doby. 

Na przykład fulfillmentowa usługa Skladon zwiększa ilość pracowników tymczasowych z 30 na 80, aby w razie największego kryzysu firma miała dostatek pracowników.

Wahania w liczbie zamówień możesz pokryć odpowiednio planując zmiany. Wzmocnij najbardziej ruchliwe dni – tradycyjnie poniedziałki, wtorki a do tego podczas specjalnych akcji typu Black Friday (więcej w artykule Jak przygotować marketing online na Sezon zakupowy 2021).

Rozszerzenie liczby pracowników trzeba zorganizować odpowiednio wcześniej.
 

Zapewnij większą ilość firm kurierskich

Zakontraktowanie więcej niż jednego przewoźnika jest w 2021 roku koniecznością.

W szczycie sezonu sklepy internetowe wysyłają nawet 3× więcej paczek niż w normalnych miesiącach. Taki wzrost z roku na rok powoduje duże problemy dla spedytorów. 

Przypomnijmy listopad 2020 – przewoźnicy paczkowi wyczerpali pojemność swoich magazynów do tego stopnia, że ograniczyli liczbę przyjmowanych przesyłek.

Niejeden sklep internetowy, który normalnie wysyłał 100 zamówień dziennie, musiał z dnia na dzień zredukować ich liczbę do 20 i szybko szukać innych rozwiązań.

Chociaż wielu spedytorów wyciągnęło z tego wnioski, nie należy stawiać wszystkiego na jedną kartę.

Upewnij się, że masz co najmniej 2 różnych przewoźników, którzy mają niezależne magazyny i auta. Jeśli przewoźnik A ma problem, można przekierować przesyłkę do przewoźnika B. Nawet tylko dla jednego konkretnego regionu.

W trakcie sezonu sytuacja z kurierami będzie o trochę bardziej złożona. Przygotuj się na to.
 

Zamów większą liczbę odbiorów towaru przez kurierów w ciągu jednego dnia

Jeśli kierowcy przyjeżdżają do Ciebie tylko raz dziennie, dodatkowy odbiór może być dla sporym ułatwieniem. 

Możesz mieć więcej papierkowej roboty, ale to zwalnia cenne miejsce na ekspedycji do szykowania kolejnych paczek.

Jeśli Twoja firma jest wystarczająco duża i wysyłasz setki paczek dziennie, można również dogadać się w firmie kurierskiej, aby zostawili auto dostawcze na miejscu, które można wypełnić w ciągu dnia.

Usługi te z reguły nie są dodatkowo płatne. Wystarczy zadzwonić do swojego przedstawiciela handlowego i omówić wszystkie dostępne opcje.

Jeśli brakuje Ci miejsca na ekspedycji, spróbuj zamówić częstszy odbiór paczek.
 

Zaktualizuj layout magazynu 

Dobrze zaprojektowany magazyn może zaoszczędzić Twoim pracownikom tysięcy kroków, a Tobie tysięcy złotych.

Dlatego sprawdź liczby, przejdź osobiście po magazynie, zapakuj sam parę zamówień… a czego Ci nie powiedzą liczby to na pewno powiedzą pracownicy.

Twoim celem jest uefektywnienie pracy i skrócenie tras komplementacji zamówień. Dlatego staraj się: 

• Dawać popularne i często kupowane produkty z przodu
• Zwiększyć przestrzeń magazynującą u popularnych towarów
• Towary, które często są zamawiane razem, umieścić niedaleko siebie

Nie zapomnij o dobrym oznakowaniu magazynu, aby wszyscy pracownicy, a zwłaszcza ci nowi, mogli się w nim łatwo odnaleźć.

 

Magazyn, który jest zaprojektowany dobrze i z myślą o popularnych towarach, oszczędzi pracownikom tysiące kroków, a Tobie przyspieszy spedycję.

 

Pozbądź się towaru leżącego za długo na magazynie

Zrób ABC analizę zasobów magazynowych i pozbądź się towarów kategorii C, czyli najrzadziej zamawianych towarów. 

Ich magazynowanie nie tylko kosztuje realne pieniądze, ale również przez nie unika sprzedaż, ponieważ zabierają miejsce dla bardziej popularnych towarów. Co więcej, po czasie zaczynają się starzeć, psują się, zmniejsza się ich wartość.

Pozbądź się ich – zrób na nie wyprzedaż albo w najgorszym przypadku je daj na straty.

Zbawienie się leżących towarów to logiczny pierwszy krok, który pozwoli na kolejny krok – stworzenie dodatkowych zapasów dla towarów na sezon zakupowy.

Rada: Naucz się zapobiegać takim sytuacją poprzez badanie i szacunek spodziewanego popytu na dany towar.

Pozbądź się na bieżąco lagerów, aby nie blokowały miejsca na przedmioty wieloobrotowe.

 

Zrób dodatkowe zapasy

To zawsze dobrze, że masz na magazynie wystarczająco dużo ludzi a ekspedycję zapewnia kupa błyszczących dostawczaków, ale nic nie zrobisz, jeśli magazyn zieje pustkami na samym początku sezonu zakupowego, a następna partia towaru nie wiadomo kiedy przyjdzie.

Co więcej, warto pamiętać, że nawet chwilowy niedostatek któregoś z Twoich bestsellerów może oznaczać stratę klientów zwłaszcza w okresie od połowy listopada do końca sezonu. Większość z nich po prostu nie może sobie pozwolić na czekanie na uzupełnienie stanu magazynowego. To dotyczy również fanów i stałych klientów.

Jak przygotować zapasy? 

Robienie zapasów to indywidualna i wymagająca dyscyplina. Aby z powodzeniem określić ilość niezbędnych zapasów, należy opracować następujące punkty:

1. statystyki sprzedaży z zeszłego sezonu – jakiego % wzrostu spodziewasz się w tym sezonie? Co wyprzedało się od razu?
2. Sezonowe trendy –  Na co w tym sezonie jest duże zapotrzebowanie w Twojej branży? O czym się mówi na portalach społecznościowych i w mediach?

Zgodnie z zasadą Pareto (lub zasadą 80/20), nie trzeba analizować 100% swojego asortymentu. Bardziej efektywnym jest skupienie się tylko na 20% najlepiej sprzedających się przedmiotów, u których Twoje wysiłki będą miały największy wpływ. Na nich można się skupić w ramach reklamy PPC i wzmocnić swoje reklamy o kluczowe słowa dla tych produktów.

Przed Świętami nasz magazyn jest wypełniony aż po sufit.
 

Popraw swój cashflow, albo skąd na to wszystko wziąć pieniądze?

Zatrudnianie ludzi i kupowanie towarów na zapas brzmi logicznie, ale mniejsze lub początkujące firmy będą musiały dowiedzieć się, skąd na to wziąć pieniądze.

Zanim zdecydujesz się zapłacić za duży zapas towarów na Święta, spróbuj porozmawiać z dostawcami i znaleźć rozwiązanie, w którym nie weźmiesz całego "cashflow" na siebie. Możesz wypróbować tych dwóch wskazówek:

1. wprowadzenie lub przedłużenie terminu płatności faktur
2. Przyjmowanie towarów na konsygnację, gdzie płacisz tylko za to, co rzeczywiście sprzedajesz

Metod na poprawę cashflow jest więcej. Poniższe wskazówki mogą okazać się szczególnie przydatne przed sezonem: 

1. Zrób porządek w tym, za co płacisz – przejrzyj aplikacje i służby za które płacisz. Może znajdziesz jakieś, które możesz tymczasowo wyłączyć. 
2. Ogranicz płatności za pobraniem i traktuj priorytetowo płatności kartą i do przodu – już w tamtym roku rada e-shopów tak zrobiła chociaż klienci wolą późniejsze płatności. Są dwa powody: pieniądze za płatność za pobraniem może pojawić się na koncie nawet po tygodniu oraz zamówienia za pobraniem często nie są odbierane.
3. Ustaw szybsze wypłacanie pieniędzy za paczki za pobraniem z bramek płatniczych – z tym, że taka usługa może być dodatkowo płatna
4. Upewnij się, że Twoi klienci płacą na czas – kluczem jest pilnowanie terminów i ostrzeganie klientów w odpowiednim czasie, gdy płatności nie są realizowane w terminie 
5. Weź debet – kiedy sytuacja staje się trudna, możesz skorzystać z pożyczki lub debetu. Zwróć szczególną uwagę na warunek obrotu i obowiązek spłaty debetu, aby nie narazić się na kłopoty.

Ograniczenie płatności za pobraniem to jeden ze sposobów jak poprawić cashflow i zniżyć ilość nieodebranych paczek.
 

Przeprowadź konserwację techniki i kup dodatkowy sprzęt na zaś

Ostatnią rzeczą, na którą masz ochotę w sezonie, to wymiana regału lub oczekiwanie na nową drukarkę etykiet.

Miesiąc przed początkiem sezonu to idealny czas na prace serwisowe i przeglądy: 

• Urządzeń transportowych (wózków podnośnikowych, zwijaczy, wózków na palety …) 
• Maszyn pakujących (maszyny do spinania, klejenia, owijania…)
• maszyn do pakowania (odwijarki taśm, folii, zszywacze...)
• sprzętu biurowego (drukarki, czytniki...)
• wszystkich regałów i półek

Oprócz regularnych przeglądów, kup również sprzęt na zapas, aby każdy nowy pracownik i personel pomocniczy miał z czym się spakować.

Przy zakupie poleca utworzenie rezerwy – w szczególności na odwijaki do taśm, odwijaki do folii i czytniki. Dobrym pomysłem jest również posiadanie w zapasie drukarki do etykiet.

Czyli krótko mówiąc to, co by naprawdę bolało, gdyby chociaż na parę chwil było niedostępne.

Nie zapomnij skontrolować wszystkiego, co Twoi magazynierzy używają na co dzień.

 

Kup urządzenie MAMA i zapewnij sobie w ten sposób dostateczną ilość wypełniacza

Rynek opakowań jest w tym roku bardzo zmienny. Mimo, że mamy już magazyn wypełniony po sufit, nie możemy w 100% zagwarantować, że wszystkie opakowania będą w 100% dostępne. 

Dlatego polecamy kupować opakowania zawsze z wyprzedzeniem i na zapas, a nie wtedy, gdy prawie nie ma ich w magazynie.

Pomocny może być również zakup maszyny do produkcji wypełniających poduszek powietrznych. W ten sposób możesz produkować wypełniacz sam w momencie, kiedy będziesz go potrzebować. Jedyna rzecz, którą trzeba kupić, to kartony i taśmy klejące. Dzięki temu urządzeniu zaoszczędzisz również cenne miejsce. 

Policzyliśmy, że zakup maszyny opłaca się średnim i większym firmom. Jeśli nadal się wahasz, skontaktuj się z nami - chętnie Ci doradzimy.


Sam produkuj wypełniacz do paczki. W ten sposób obniżysz ryzyko, że nie będziesz mieć do czego pakować.

 

Opakowania z nadrukiem przygotuj odpowiednio wcześniej

Jeśli chcesz, aby Twoje logo znalazło się w pamięci klientów poprzez umieszczenie go na taśmach klejących i pudełkach, zacznij działać wcześniej.

Nie później niż w połowie października, najlepiej jeszcze wcześniej (więcej w przeglądzie terminów w 2021 roku do kiedy należy zamówić opakowania). 

Produkcja na zamówienie w okresie świątecznym może przeciągnąć się do 8 tygodni. W praktyce, możesz otrzymać swoje wyśnione taśmy klejące na początku grudnia, więc w momencie, kiedy nie będą już za bardzo potrzebne. 

Chcesz pakować w okresie świątecznym do opakowań na miarę? Wyślij nam zapytanie na nadruk na kartony albo taśmy klejące z logo już dzisiaj. 

Napisać zapytanie ➜

Dotyczy to również prezentów dla partnerów biznesowych.

Nasi klienci często zgłaszają zapotrzebowanie na takie opakowania tak późno, że nie jesteśmy w stanie wyprodukować ich na czas. Na szczęście istnieją sposoby, aby spóźnialscy mogli zapakować prezent firmowy na ostatnią chwilę. Nawet prezenty firmowe załatwiane na ostatnią chwilę mogą wyglądać profesjonalnie, jeśli masz ładne opakowanie, w które je zapakujesz.

Taśmy tematyczne są świetnym narzędziem marketingowym ale tylko wtedy, jeśli są używane w odpowiednim czasie na odpowiednim miejscu. Z kupnem świątecznych taśm nie ma co zwlekać, więc napisz nam zapytanie co najwcześniej.
 

W trakcie sezonu: komunikuj z całą firmą

Ostatnia wskazówka wykracza poza granice magazynu:

• Jeśli coś się wyprzeda, marketing musi o tym wiedzieć, aby wyłączyć reklamy. 
• Jeśli wysyłka nie nadąża, dział obsługi klienta musi o tym wiedzieć, aby móc prawidłowo odpowiadać na pytania klientów.
• Jeśli coś się zepsuje, szef musi o tym wiedzieć, aby mieć pewność, że zostanie to naprawione.

Krótko mówiąc, dobra komunikacja = połowa sukcesu. 

Jeśli masz już gotowy magazyn i marketing online swojego sklepu internetowego, to wszystko zależy już tylko od Ciebie.

Życzymy Państwu udanego sezonu, wielu zamówień i jak najmniej spóźnionych dostaw.