Czy Twoją wysyłkę spowalniają niepotrzebne błędy?

Jedna stracona sekunda na szukanie towaru, druga na zaklejanie, trzecia przy drukarce… i nagle zamiast 100 zamówień dziennie, udaje się zapakować tylko 60. 

W artykule opisujemy 7 konkretnych problemów, które spowalniają pakowanie przesyłek – a przede wszystkim, jak je łatwo rozwiązać.

Spis treści:

• 1. Zła organizacja magazynu = codzienny maraton
• 2. Przestarzała technologia IT = gdy drukowanie trwa wieczność
• 3. Zbyt wiele rodzajów opakowań = paraliż decyzyjny
• 4. Niskiej jakości opakowania = sfrustrowany magazynier
• 5. Niejasne kompetencje zespołu = chaos organizacyjny
• 6. Sprzedajesz trudne do zapakowania produkty = musisz improwizować
• Rada na koniec: Mierz, mierz i jeszcze raz mierz

1. Zła organizacja magazynu = codzienny maraton

Każdy zbędny krok oznacza stratę czasu. Jeśli Twoi magazynierzy więcej czasu spędzają na spacerach i szukaniu właściwej pozycji niż na pakowaniu, masz problem.

Jak to rozwiązać?

✅ Uporządkuj produkty według rotacji. To, po czym magazynierzy sięgają najczęściej, trzymaj pod ręką. Regularnie kontroluj rotację, zwłaszcza przed sezonem warto sprawdzić, jakie produkty cieszyły się popularnością w zeszłym roku.

✅ Oznacz wszystko dużymi i czytelnymi etykietami. Mały tekst, dużo informacji lub skomplikowane oznaczenia pozycji tylko opóźniają pracę.

✅ Utrzymuj porządek – nic nie może przeszkadzać w pakowaniu. Łatwiej wtedy przejechać wózkiem paletowym.

Przykład z praktyki

W sezonie po wióry drzewne nasi magazynierzy chodzą 33 razy dziennie, poza sezonem tylko 4 razy dziennie. Tymczasowe przeniesienie ich bliżej sekcji wysyłkowej pozwoliło zaoszczędzić kilometry.

Nic nie może stać w przejściach. U nas w każdej alejce stoją palety i worki na przekładki, taśmy do wiązania i inne odpady, które powstają podczas kompletowania towaru. 
 

2. Przestarzała technologia IT = gdy drukowanie trwa wieczność

Jedną z największych przeszkód w szybkiej wysyłce jest źle skonfigurowane oprogramowanie i wolne drukarki. Każda sekunda opóźnienia przy drukowaniu etykiety sumuje się.

Jak to rozwiązać? 

✅ Kup drukarkę do etykiet (np. Zebra, Brother, Citizen) – jest znacznie szybsza niż zwykła drukarka A4.
✅ Podłącz drukarkę do sieci, by można było drukować w dowolnym momencie. Jeśli drukarka jest podpięta tylko przez USB do jednego komputera, to musi być on cały czas włączony, inaczej drukarka nie działa.

✅ Miej w zapasie zapasową drukarkę, by w razie awarii nie trzeba było przerywać pracy.

✅ Większym sklepom internetowym zaleca się posiadanie kilku stacji, z których można realizować wysyłki.

Przykład z praktyki

Słowacki e-sklep Hinterla.sk początkowo używał klasycznej drukarki A4, gdzie zużywano dużo papieru. Po przejściu na drukarkę Zebra byli w stanie wysyłać 3 razy więcej paczek w tym samym czasie.

Bez szybkiej i niezawodnej drukarki nie obejdzie się żadna ekspedycja.
 

3. Zbyt wiele rodzajów opakowań = paraliż decyzyjny

Masz 15 różnych pudełek, 3 koperty i 3 rodzaje wypełnień? Możemy się założyć, że Twoi magazynierzy zastanawiają się długo, do czego zapakować zamówienie.

Jak to rozwiązać?

✅ Ogranicz liczbę używanych opakowań – często wystarczą tylko 3 rozmiary pudełek i 1 rodzaj wypełnienia. Mniej opcji oznacza szybsze podejmowanie decyzji.
✅ Zawsze miej pod ręką wystarczającą ilość wypełnienia – gdy trzeba tracić czas na jego szukanie, wysyłka się opóźnia. Do mniejszych magazynów polecamy maszynę do produkcji wypełnienia.

 ✅ Przeszkol wszystkich tak, aby pakowali jednolicie i utrzymuj jasne zasady dotyczące pakowania różnych rodzajów produktów. Zmniejszysz liczbę błędów i reklamacji.

Przykład z praktyki

Najwięcej czasu w poszukiwaniu odpowiedniego pudełka tracą sklepy internetowe, które pakują do używanych pudełek. W magazynie e-sklepu Econea proces ten znacznie przyspieszono – wystarczyło posortować pudełka według rozmiaru (małe/średnie/duże) i wrzucić do dużych pojemników umieszczonych blisko stołów do pakowania.

Na stanowisku do pakowania dobrze oznacz każdy rodzaj opakowania, inaczej trudno się w tym połapać.
 

4. Niskiej jakości opakowania = sfrustrowany magazynier

Taśma, która nie trzyma. Pudełko, które się rwie. Dyspenser taśmy trudny w obsłudze… Wszystko to oznacza więcej nerwów, więcej reklamacji i przede wszystkim wolniejszą wysyłkę.

Jak to rozwiązać?

✅ Kup taśmy klejące o naprawdę dobrej przyczepności – inaczej magazynierzy będą Cię przeklinać.

✅ Zainwestuj w lepsze dyspensery z hamulcem i metalowymi elementami.

Przykład z praktyki

Klient używał taśm akrylowych do ciężkich pudełek i musiał je zaklejać dwukrotnie, aby się nie rozklejały. Wystarczyło, że klient przeszedł na taśmę z klejem solventowym, która trzymała już przy jednej warstwie. Efekt? Koszty zostały takie same, ale zużycie taśm i czas zaklejania paczek spadły o połowę.

Dyspenser K20 po 2 latach intensywnego używania w naszym magazynie. Poza drobnymi zarysowaniami wciąż działa świetnie dzięki solidnej, metalowej konstrukcji.

Jak wybrać odpowiedni dyspenser do taśm? Sprawdź w artykule „Dyspensery do taśmy znacznie przyspieszają pakowanie. Wybierz właściwy model”.

5. Niejasne kompetencje zespołu = chaos organizacyjny

Jeżeli Twoi magazynierzy, oprócz pakowania, odbierają też telefony albo pomagają klientom, ekspedycja nigdy nie będzie szybka. W małym zespole może jeszcze się uda, ale przy większej liczbie osób zacznie to zgrzytać. 

Jak to rozwiązać?

✅ Jasno podziel role – kto pakuje, ten pakuje; kto przyjmuje towar, ten przyjmuje towar. Główne obszary to: pickowanie, pakowanie, przyjmowanie towaru, uzupełnianie towaru, reklamacje, sprzątanie.

 ✅ Masz mały zespół? Ustal przynajmniej, kto za co odpowiada w pierwszej kolejności, a kto tylko „ratuje sytuację” w razie potrzeby.

✅ Wdróż system przydzielania zamówień – np. za pomocą skanerów, kodów kreskowych lub oprogramowania magazynowego. Dzięki temu unikniesz sytuacji, że dwóch pracowników pakuje to samo zamówienie. Również takie rzeczy się zdarzają.

Nie musisz kupować stacji do wysyłek z komputerem i licencją dla każdego magazyniera. Wystarczy jedna wspólna – każdy pakuje paczkę na swoim stole, a dzięki kodom kreskowym system wie, kto ją obsłużył.
 

6. Sprzedajesz trudne do zapakowania produkty = musisz improwizować

Sprzedajesz długie łopaty, ale masz tylko małe pudełka po butach? To prowadzi do kreatywnego pakowania paczek i znacznego spowolnienia wysyłki.

Jak to rozwiązać?

✅ Miej na stanie opakowania odpowiednie również dla nietypowych produktów.

✅ Albo wyeliminuj nietypowe produkty z oferty – może stracisz kilka zamówień na łopaty, ale przyspieszenie ekspedycji pozwoli Ci obsłużyć więcej innych zamówień tą samą liczbą pracowników.

Przykład z praktyki

W sklepie internetowym z wyposażeniem wnętrz dołożono do asortymentu plakaty, do pakowania których nie mieli odpowiednich tub. Przy każdym zamówieniu musiano improwizować. Dopiero kiedy znaleźli u nas tuby do plakatów, wrócili do dawnej prędkości pakowania.

Kłopotliwe mogą być nie tylko nietypowe kształty (np. wędki, parasole, rury czy obrazy), ale też kruche przedmioty – wazony, lampy, szkło czy alkohol.
 

Rada na koniec: Mierz, mierz i jeszcze raz mierz

Być może myślisz, że „jakoś to działa” – paczki się wysyłają, klienci są zadowoleni… Jednak bez twardych danych nigdy nie dowiesz się dokładnie, gdzie tracisz czas, pieniądze lub energię. Przede wszystkim nie będziesz wiedzieć, czy faktycznie coś się poprawiło.

Jeśli chcesz usprawnić swoją logistykę, mierz efektywność wysyłek tak samo dokładnie, jak śledzisz przychody.

Co warto monitorować?

✅ Liczbę spakowanych paczek dziennie – to główny wskaźnik wydajności magazynu. Pomoże Ci zauważyć wahania i sprawdzić, czy zatrudnienie nowej osoby, reorganizacja czy lepsze opakowania faktycznie przyspieszają pracę.

✅ Ilość błędów i liczbę reklamacji – przy jakich produktach magazynierzy najczęściej się mylą? Jakie pomyłki się powtarzają? Co najczęściej ulega uszkodzeniu w transporcie?

✅ Czas pakowania jednej przesyłki – gdzie pojawiają się największe przestoje? Czy spowalnia Cię szukanie towaru, samo pakowanie czy może druk?

✅ Koszty pakowania – ile wydajesz na opakowania, ile na robociznę, ile na naprawianie błędów? Czy wybrane opakowanie nie jest za drogie? A może u innego dostawcy masz możliwość rabatu hurtowego?

✅ Zużycie materiałów opakowaniowych – czy nie marnujesz za dużo i nie popadasz w tzw. overpackaging?

Dzięki tym danym możesz podejmować decyzje oparte na liczbach, a nie na przeczuciu. To podstawa w każdym sklepie internetowym, który nie chce stać w miejscu.